Ile kosztuje Konferencja Larpowa?

Ile kosztuje Konferencja Larpowa?

 

Odpowiadając na Wasze potrzeby, chcemy przybliżyć Wam sytuację finansową projektu i rozwiać wątpliwości.

Trzon Konferencji Larpowej

Pierwotnie planowaliśmy wykorzystać inną lokację, ale wraz z rozwojem programu i pomysłów, okazało się, że tamta lokacja będzie niewystarczająca dla potrzeb KOLI. Postanowiliśmy dla dobra programu przenieść się do większej. Tak. Płacimy za lokacje dużą kwotę, co sporo poprzednich Konferencji obchodziło albo grantami albo darmowymi lokacjami. Nie mamy żadnej z tych rzeczy pomimo naszych starań. Od naszych partnerów z CK, ale i innych z zakresu kultury, od radnych i osób nam pomagających słyszymy wprost: na kulturę pieniędzy nie ma. Ośrodki nie obniżą w obecnej sytuacji kwot bo walczą o braki zwolnień, a nie o dobrowolną pomoc hobbystom. 

Zdecydowaliśmy się na tą lokacje mimo to, ponieważ doskonale realizuje nasze potrzeby. Mamy do dyspozycji duże, wygodne sale z doskonałą akustyką, profesjonalnym nagłośnieniem i rzutnikami. Zależy nam na tym, żebyście mogli zobaczyć i usłyszeć naszych prelegentów w jak najbardziej wygodnych warunkach. Sala warsztatowa w której odbywają się ćwiczenia ruchowe jest starą salą baletową, przestrzeń na laboratoria i integrację znajduje się w klimatycznej kawiarence ze sceną w której za potrawy płaci się tyle, ile się zechce.  

Fakty o Salach

  • Sala Koncertowa na 1000 osób ze sprzętem światowej klasy. Nie potrzebujemy aż takiego luksusu, ale go mamy.
  • Sala Konferencyjna na 300 osób, także z akustyką koncertową oraz z ruchomymi krzesłami. To tu będzie program od graczy dla graczy.
  • Laboratorium dźwięku na 150 osób z ruchomymi krzesłami. Nasza najmniejsza sala konferencyjna, ale wciąż bardzo konkretna.
  • Sala Baletowa na warsztaty oraz otwarta sala (ale w cichej przestrzeni) obok na dyskusje.
  • Strefa Centralna: kawiarenka na punkty laboratoryjne ze sceną, rzutnikiem, pięknym retro-cyber klimatem oraz barem z przekąskami płać-ile-chcesz.
  • Przestronne korytarze przed Strefą Centalną. To tu umiejscowiliśmy te najbardziej techniczne punkty laboratorium, żeby można było bezpiecznie brudzić i hałasować, a przy okazji przyciągnąć przechodzących między salami a Strefą Centralną.

W tym samym budynku jest duża i dobra restauracja, która zgodziła się przygotować dla nas specjalne menu z opcjami bez mięsa i bez glutenu z możliwością zamówienia wcześniejszego na konkretną godzinę, na którą planujecie zrobić sobie przerwę. W tym samym miejscu odbędą się dwie duże imprezy integracyjne, z czego jedna w klimacie Cyberpunk-Noir: Bo dokładnie w takim stylu utrzymany jest Jazzclub Hipnoza, o którym mowa. Klub pomieści z łatwością około 300 osób, a na niedzielne śniadanie (które odbędzie się w całości tu) przygotujemy przestrzeń tak, żeby pomieścili się wszyscy uczestnicy.

Odpowiadając na potrzeby z zeszłych lat równolegle do hucznej zabawy tanecznej w Hipnozie otwarta będzie (w tym samym budynku, tam gdzie laboratoria) strefa cicha na rozmowy. Żeby nie było konieczności noszenia mokrego od zimowej pluchy odzienia wierzchniego do klimatycznych stref imprezowych przez całą noc obsługiwać będzie nas szatnia CK.

Obiekt położony jest w samym centrum Katowic, w terenie pełnym noclegowni. Spełnia i nasze i Wasze postulaty stawiane od lat. Oczekiwania względem Koli rosną z roku na rok i bez wsparcia państwa taki oto koszt za spełnienie ich wszystkich:

Lokacja czyli CK Miasto Ogrodów kosztuje nas 39 tysięcy złotych netto. W koszt wliczona jest obsługa techniczna, cały sprzęt i oczywiście przestrzenie.

Publikacja. 400 stron publikacji, w tym 40 kolorowych, nakład 200 sztuk, format b5, . Plus tak jak obiecaliśmy, z poślizgiem ale wysyłka publikacji jako podręcznika, z bazą p&p i innymi materiałami do szkół, domów kultury, harcerzy, domów dziecka. Za kilka dni mamy już zakolejkowany post w którym poprosimy Was o pomoc we wskazaniu miejsc których nie możemy pominąć. 

Wydrukowanie publikacji będzie kosztować około 3 tysięcy złotych, a postęp prac obserwować można tu:

https://drive.google.com/open?id=1tk11_s6AsbjAfATsD-Xn-avU7d5Z0_4m

Konferencja to też inne wydatki: woda, tosty dla helperów, druki, papier, rzeczy do laboratorium: m.in licencja oprogramowania, mikrokontrolery, lateks, folia ochronna czy sprzęt do charakteryzacji. 

To kolejne 3 tysiące złotych z czego około połowy pochłonie laboratorium, zaś wydatki związane z wolontariuszami pochłoną ok 500-600zł. 

Identyfikatory nie wygenerują kosztu, za co jesteśmy bardzo wdzięczni naszym sponsorom i przyjaciołom z Rekwizytorni, która wspomaga nas jak może. Dziękujemy! 

Koszt programu Integracyjnego

10 tysięcy złotych założymy w knajpach konwentowych. Pieniądze wrócą do nas proporcjonalnie do ich obrotu w tym czasie. To cena za to, że będą one dla nas i tylko dla Was, za to by menu było dostępne nawet dla tych których wymagania żywieniowe nie zawsze są łatwe do spełnienia, za to że godziny otwarcia będą dla nas dostosowane. Udało nam się to wynegocjować zamiast tradycyjnej bezzwrotnej zaliczki. Dzięki temu Wam damy świetne miejsce na integrację, a my nie zużyjemy bez sensu pieniędzy. Potrzebujemy wyłożyć gotówkę, ale te pieniądze wrócą do nas po wydaniu umówionej, całkiem realnej kwoty. Jeśli nie, to różnica będzie de facto kosztem rezerwacji.

Na tym kończą się koszty finansowe, o których pokrycie zabiegamy przez akcje FundujemMY KOLĘ. 

Setki godzin pracy wolontariuszy i środowiska

Kola to praca ponad 20 osób w ciągu ostatniego roku, w tym ogromny nakład codziennie pracy Dracana nad programem i składem publikacji, setki stron korekty dokonanej przez Zsa Zse, godziny poświęcone przez całą ekipę tego projektu. To praca Oczko i Marty nad komunikacją, Feliksa nad grafikami, Karoliny, Pauliny i Olgi nad programem i innymi eventami, pomoc Wichra z kwestiami organizacyjnymi. To wiele innych osób zaangażowanych w projekt. Wszystko to całkowicie za darmo, w wolnym czasie (a w potrzebie i w niewolnym).

Kola to dziesiątki godzin programu i setki stron artykułów, które zgłosiliście. To praca nad tym, żeby zaprezentować je w jak najlepszym kształcie pochłania nas teraz całkowicie.  

Kola to też zebrane przez Was do tej chwili ponad 15 tysięcy złotych w prawie 40 aukcjach, na których można wylicytować wszystko od sakiewki po profesjonalną poradę prawną. Swoim odzewem pokazaliście, że niemożliwe jest w zasięgu ręki i na przekór ostatnim nastrojom w środowisku udowodniliście, że larpy to najlepsze hobby a larpowcy to ludzie, którzy z nawiązką potrafią odwdzięczyć się w chwili potrzeby. Jesteście najlepsi <3

Równocześnie musimy dodać, że liczymy się z ewentualnością, że nie zbierzemy wszystkie środki potrzebne do opłacenia kosztów Konferencji Larpowej. W takiej sytuacji pokryjemy pozostałą kwotę z własnej kieszeni. Liczyliśmy się z wydatkami rzędu kilku tysięcy złotych, jednak całkowity brak dostępnych środków publicznych nas zaskoczył i kwota ta urosła do kilkunastu tysięcy złotych, jakie każde z nas musiałoby wyłożyć na tę Kolę, gdyby nie niesamowity sukces zbiórki. Byliśmy gotowi na taką ewentualność decydując się na to miejsce (szczególnie Dracan, który wtedy jeszcze był w kondycji finansowej, by pokryć całość nadmiarowych kosztów, ale któremu po drodze życie położyło kilka bardzo kosztownych kłód pod nogi). Już teraz wiemy, że aukcje okazały się sukcesem i z dużą pewnością uda nam się pokryć z ich pomocą potrzebne koszty.

Kola to też Wy. Konferencja roku 2022 oczekuje na swoich opiekunów 🙂 Z chęcią podzielimy się jak nie popełniać naszych błędów, przekażemy know how, jak i grupę aukcyjną kolejnym organizatorom, razem z potencjalną nadwyżką budżetu.

Naszym celem jest zorganizowanie konferencji, która w rzeczywisty sposób wpłynie na komfort Waszego larpowania, na Polską ale i Europejską scenę larpową. To nasze marzenie by larpówek nasz powszechny był coraz lepszy. 

Tegoroczna Kola będzie sfinansowana i mamy nadzieję że stanie się dla Was czymś wyjątkowym. Nie potrafimy wyrazić wdzięczności dla każdego kto poświęca nam swój czas, pracę, pieniądze czy siły by razem uczynić nasze środowisko lepszym. 

Mamy nadzieję, że to rozwiało wszystkie wątpliwości i oczywiście dokładną rozpiskę tego co wpłynęło i na co było wydatkowane opublikujemy po KOLI.

Jeśli nadal chcecie nas wesprzeć, nie znajdziecie gorętszych podziękowań niż nasze, nie ma bowiem nic lepszego i piękniejszego niż robienie rzeczy dla innych.